Come funziona l'abbonamento a Office 365

Nel percorso che ci porterà un giorno a non installare nessun programma sul computer e utilizzare solo programmi in cloud o sul Web, Microsoft da anni ha anticipato tutti e ha reso disponibile Office 365, una piattaforma che unisce la classica suite da ufficio di Microsoft con le più avanzate tecnologie cloud, così da poter lavorare sui documenti ovunque ci troviamo, anche in modalità cooperativa.
Vediamo in questa guida come funziona l'abbonamento a Office 365 e perché è preferibile all'acquisto della licenza d'attivazione classica di Microsoft Office, quest'ultima utile solo per chi lavora da casa o ha un piccolo ufficio senza dipendenti.

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Cosa è incluso in Office 365

Office 365 comprende le versioni potenziate dei programmi Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher e Word.


In base al pacchetto acquistato avremo più o meno app incluse; la maggior parte delle app possono essere utilizzate anche da browser senza perdere nessuna funzione e senza dover scaricare nulla sul computer (tranne Publisher e Access, che richiedono sempre l'installazione). Se lo desideriamo possiamo sempre scaricare tutti i programmi della suite sul computer e utilizzarli con le funzionalità online attive o disattivate (le versioni installate funzionano anche senza Internet).

Oltre ai programmi tipici di Office troviamo l'integrazione totale con il cloud di OneDrive, che abilita il salvataggio automatico sul cloud per ogni modifica effettuata (così da non perdere nessun documento importante) e l'integrazione con Skype, così da poter subito chiamare o realizzare una riunione con lo staff o i colleghi, mostrando il lavoro svolto o in corso d'opera mentre scriviamo ed anche con Microsoft Teams, l'app di videoconferenze.

L'abbonamento a Office 365 include anche l'uso senza limitazioni e con tutte le funzioni di Microsoft Office per Android e iPhone

Tra le principali novità, parlando specificatamente dei programmi Office, abbiamo:

• In Word si possono aprire file PDF trasformarli in documenti Word. È possibile incorporare i video nei documenti ed il layout è più facile da usare, con un più semplice sistema di posizionamento degli elementi sul foglio.
• Excel è più intelligente a riempire informazioni ripetute come le liste ed a ordinare i dati copiati e incollati in una tabella da una pagina web. Un sistema di analisi rapida suggerisce il miglior grafico da usare e crea automaticamente le tabelle pivot per analizzare i dati.
• PowerPoint dispone di una nuova visualizzazione di presentazione per l'uso sui tablet in modo da strisciare il dito sullo schermo per cambiare diapositiva.
• Outlook diventa il compagno ideale di ogni lavoratore in ufficio, con la condivisione di calendari e di appuntamenti con i contatti della rubrica.

Se invece attiviamo una licenza business per Office 365, avremo accesso anche al server di posta Exchange, la creazione di uno spazio dedicato cloud OneDrive con tutti i colleghi, l'accesso a Microsoft Teams per lavorare in smart working e la possibilità di scaricare Microsoft SharePoint.


In ogni caso disporremo della massima tecnologia sviluppata da Microsoft per unire produttività da ufficio con le tecnologie cloud più recenti.

Versioni di Office 365

Office 365 sarà disponibile in diverse versioni dedicate all'uso casalingo o all'uso in ambito business.
Per l'utilizzo domestico possiamo attivare le seguenti versioni (tutti i prezzi sono IVA inclusa):

• Office 365 Home: utilizzabile fino ad un massimo di 6 persone, al costo di
  99,00 € all'anno o 10€ al mese.
• Office 365 Personal: dedicata all'uso per una sola persona, al costo di
  69,00 € all'anno o 7€ al mese.

Per l'utilizzo in ambito business possiamo attivare le seguenti versioni (tutti i prezzi indicati sono IVA esclusa):

• Office 365 Business Essentials: il pacchetto più economico, con cui utilizzare solo le versioni Web e le app per mobile a 4,2€ per utente al mese.
• Office 365 Business: il pacchetto più indicato per le aziende di piccole dimensioni, al costo di 8,80 € per utente al mese.
• Office 365 Business Premium: il pacchetto completo con tutte le funzionalità, al costo di 10,50 € per utente al mese.

Per confrontare tutte le versioni e scegliere quale attivare, possiamo visitare la pagina di confronto di Office 365.

Possiamo scaricare Office 365 gratis?

La versione Office 365 Home possiamo provarla gratis per 30 giorni; non dovremo far altro che visitare il sito per la prova gratuita di Office 365 ed effettuare l'accesso con un account Microsoft, Hotmail o Outlook.


L'installazione richiede la connessione internet e l'inserimento di un metodo di pagamento valido (carta di credito o PayPal), anche se non vogliamo rinnovare l'abbonamento al termine della prova gratuita; in quest'ultimo caso dovremo annullare l'iscrizione prima del termine dei 30 giorni per non pagare.

Requisiti di sistema per Office 365

I requisiti di sistema minimi per installare Office 365 sono:

• Processore da 1 GHz x86/x64
• Memoria da 1 GB RAM (32 bit) / 2 GB RAM (64 Bit)
• Spazio libero su Hard disk 3,5 GB
• Sistema operativo Windows 10, Windows 8 o Windows Server 2008 R2 con Framework .Net 3.5 o superiore installato.

Anche se Windows 7 non è più supportato dopo gennaio 2020, Microsoft fornisce gli aggiornamenti della sicurezza per Office 365 fino a gennaio 2023: se vogliamo ancora utilizzare questo sistema operativo, possiamo farlo senza troppi problemi anche se consigliamo a tutti di passare a Windows 10 il prima possibile.

Come installare e disinstallare Office 365 su PC

Chi è già abbonato può scaricare e installare i programmi Office 365 dalla pagina del proprio account, accedendo con le credenziali associate legata alla licenza (se siamo in un'azienda, queste credenziali vengono fornite dall'amministratore di rete).

Per disinstallare completamente Office 365, si dovrà prima accedere al proprio account sul sito web di Office e disattivarlo prima di disinstallare il programma dal proprio PC.
La disattivazione di Office permette di usare Word, Excel, Powerpoint e Outlook in modalità di sola lettura, quindi i documenti possono essere visualizzati ma non modificati, creati o salvati.

Conclusioni

Con le potenzialità offerte da Office 365 non ha più senso acquistare la versione classica in cui paghi la licenza una volta sola e utilizzi i programmi che vi vengono forniti: con Office 365 avremo sempre programmi aggiornati, utilizzabili anche online, integrati con le piattaforme di cloud e con gli strumenti di lavoro più utili, pagando un abbonamento mensile o annuale.

Se cerchiamo tutti i metodi per scaricare Office gratis, vi consigliamo di proseguire la lettura sul nostro articolo Tutti i modi per usare e scaricare Office gratis.
Se invece desideriamo provare delle alternative a Office, anche per rimpiazzare gratis Office 365, vi basterà leggere i suggerimenti presenti nei nostri articoli Migliori 10 Alternative a Microsoft Office gratis per PC e Mac, in italiano e Office gratis e online per scrivere e salvare documenti.