Google Workspace (in precedenza noto anche come G Suite) offre svariati strumenti per lavorare in smart working o per studiare da casa tramite DAD. Tra i servizi meno noti della suite troviamo anche Google Gruppi, che permette di sfruttare l'email collaborativa per inviare un messaggio di posta elettronica a tutto il gruppo, esattamente come una mailing list.
Nella seguente guida vi mostreremo nel dettaglio come creare i gruppi e mailing list in Gmail e Google Gruppi, così da poter inviare una singola email ad un gruppo di persone senza doverle inserire manualmente nel campo destinatario di Gmail, richiamando quindi direttamente il gruppo che abbiamo scelto di creare al momento dell'invio.
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Come creare una casella di posta collaborativa
Realizzando un'email collaborativa avremo una casella di posta in cui tutti i membri possono ricevere la stessa email e, al tempo stesso, utilizzarla a nome del gruppo per rispondere ai destinatari (che vedranno l'indirizzo del gruppo e non l'indirizzo personale). Ovviamente da amministratori del gruppo possiamo anche scegliere i poteri di cui i membri possono beneficiare, così da evitare che l'email collaborativa possa essere utilizzata in maniera impropria.
Creare un gruppo di lavoro o di studio
Per creare il gruppo per le email collaborative dovremo prima di tutto aprire la pagina di Google Gruppi, assicurandoci di utilizzare un account Google valido. Se non abbiamo un account Google possiamo utilizzare lo stesso account del nostro telefono Android o creare uno nuovo dalla pagina dedicata.
Dopo aver ottenuto l'accesso a Google Gruppi premiamo in alto a sinistra su Crea gruppo, inseriamo il nome del gruppo, creiamo dal nulla l'email di gruppo (che avrà come dominio @googlegroups.com), inseriamo una descrizione a piacere e premiamo su Avanti.
Nella successiva schermata, in qualità di amministratori del gruppo, dovremo scegliere quali permessi abilitare, così da poter decidere in piena autonomia chi può cercare il gruppo, chi può iscriversi al gruppo, chi può visualizzare le conversazioni, chi può pubblicare e infine chi può visualizzare i membri iscritti. Già da qui possiamo effettuare una prima suddivisione tra i vari membri, lasciando i permessi più delicati solo ai proprietari del gruppo o al massimo ai gestori del gruppo (ossia i moderatori).
Conclusa la gestione dei permessi premiamo su Avanti, così da poterci portare nella schermata dove poter inserire le email dei collaboratori, degli studenti o dei colleghi di lavoro da aggiungere al gruppo. Scegliamo chi inserire tra i membri del gruppo, tra i gestori del gruppo e tra i proprietari (avranno i nostri stessi poteri), scegliamo un messaggio di benvenuto e infine premiamo su Crea gruppo per creare il nuovo gruppo.
Una volta creato il gruppo selezioniamolo, premiamo in basso a sinistra su Impostazioni gruppo, apriamo il menu Opzioni email e scegliamo un prefisso per riconoscere le email del gruppo, oltre a selezionare la lingua italiana.
Come inviare o inoltrare un'email al gruppo
Dopo aver preparato il gruppo possiamo utilizzarlo come mailing list, così da poter inviare una singola email a tutti i partecipanti senza dover inserire manualmente gli indirizzi email di ognuno. Per procedere con l'invio di una nuova email apriamo il sito di Gmail sul nostro computer, accediamo se necessario con lo stesso account con cui abbiamo creato il gruppo (ma sulla carta possiamo anche usare un altro indirizzo Gmail non associato al gruppo), premiamo in alto a sinistra su Scrivi e, nel campo A, inseriamo direttamente l'indirizzo email del gruppo (con il dominio @googlegroups.com).
Compiliamo il resto dell'email come consueto e premiamo in basso su Invia. L'email sarà inviata a tutti i partecipanti del gruppo, che potranno leggerla direttamente dall'account Gmail associato al gruppo.
In maniera simile possiamo inoltrare un'email che abbiamo già ricevuto e che vogliamo inoltrare velocemente a colleghi di lavoro, collaboratori o studenti del corso. Per procedere apriamo l'email da inoltrare su Gmail, premiamo sui tre puntini presenti in alto a destra dell'email, selezioniamo la voce Inoltra e, nel campo A, inseriamo l'indirizzo email del gruppo, completiamo l'email con il corpo del messaggio e premiamo in basso su Invia per confermare.
Le email ricevute come gruppo conterranno anche delle note a piè pagina per riconoscere il gruppo a cui appartengono, oltre a presentare nell'oggetto l'eventuale frase scelta nelle opzioni di Google Gruppo; possiamo in ogni momento personalizzare la presenza delle note o dell'oggetto, così da evitare che l'email non venga recepita come importante dal gruppo e ignorata.
Conclusioni
Anche se Google Gruppi nasce come ambiente di condivisione e di chat dedicata tra utenti di Google Workspace, si presta molto bene come generatore di mailing list aziendali o collaborativi, visto che ogni gruppo può essere riconosciuto tramite un indirizzo email dedicato e, ogni suo partecipante potrà ricevere l'email del capo o del gestore del gruppo, che può evitare così di dover inserire manualmente tutti gli indirizzi. La mailing list tramite Google Gruppi è anche più sicura e comoda rispetto al campo CC (o Copia Carbone), CCN (Copia Carbone Nascosto) ad altre forme di invio delle email, visto che possiamo benissimo creare un gruppo privato dove nessuno vede le email degli altri e i membri presenti, così da poter inviare email a tutti senza mai mostrare il nostro indirizzo di posta elettronica o l'indirizzo degli altri membri del gruppo.
Se teniamo particolarmente alle email collaborative o inviamo spesso email a molte persone può essere utile anche sapere come inviare Email a un gruppo di contatti e come usare la funzione della stampa unione in Gmail per inviare mail personalizzate a più contatti.
In un altro articolo, la guida per Programmare l'invio di Email in Gmail a data futura, utile in particolare se vogliamo programmare l'invio di una mailing list.