Con Microsoft Teams l'azienda di Redmond fornisce un'importante strumento per i gruppi di lavoro e per organizzare le video call aziendali, con tutta la potenza di Microsoft e l'integrazione con gli altri servizi offerti dall'azienda (primo tra tutto Office, anche in versione online.Nella seguente guida vi mostreremo come usare gratis Microsoft Teams per PC, Mac e smartphone, così da avere una valida alternativa a ZOOM o a Google Meet per realizzare le videoconferenze con una qualità decisamente elevata (merito anche dell'esperienza decennale maturata da Microsoft con Skype).
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Caratteristiche Microsoft Teams
Microsoft Teams si presenta come un valido strumento per fare videoconferenze sul luogo di lavoro e come piattaforma per le lezioni a distanza. Le funzioni principali di Microsoft Teams sono le seguenti:
- Riunioni online con chiamate e video fino a 100 partecipanti (estesi a 300 partecipanti per aiutare le aziende e le scuole in tempi di CODIV-19).
- Durata massima della riunione 60 minuti (estesi fino a 30 ore per aiutare le aziende e le scuole in tempi di CODIV-19).
- Condivisione dello schermo dell'amministratore o degli utenti abilitati
- Sfondi personalizzati per proteggere la privacy di ogni utente
- Ricerche e messaggi di chat illimitati in Teams
- Allegati in chat fino a 2GB
- Spazio d'archiviazione di 10 GB per tutto il team
- Collaborazione in tempo reale nelle app Office Online (versioni web di Word, Excel e PowerPoint)
- Crittografia dei dati inattivi e in transito di Microsoft Teams
Queste caratteristiche rendono Microsoft Teams uno dei migliori strumenti per lavorare a distanza e per organizzare video call aziendali di un certo livello. Gli strumenti gratuiti sono sufficienti anche per le lezioni a distanza (DAD), anche grazie alla condivisione dei file integrata e all'accesso alle versioni web di Office (gratis per tutti).
Come utilizzare Microsoft Teams
Per utilizzare Microsoft Teams non dobbiamo far altro che possedere un account Microsoft, registrabile gratuitamente dal sito ufficiale. Una volta aperto il sito premiamo su Crea un account Microsoft, premiamo sulla voce Crea un nuovo indirizzo email, scegliamo il nuovo indirizzo e confermiamo dove necessario per terminare la creazione dell'account.
Una volta ottenuto l'account Microsoft apriamo un browser sul nostro PC o Mac (Microsoft Edge, Google Chrome o Safari) e apriamo il sito d'accesso a Microsoft Teams.
Dopo aver inserito l'indirizzo email dell'account Microsoft si aprirà una finestra dove scegliere l'utilizzo che faremo del servizio: possiamo scegliere se usare Teams per un istituto d'istruzione, per fare le video call con gli amici e se vogliamo usare Teams in azienda.La scelta è molto importante, visto che solo le aziende private e i gruppi di amici possono usare Teams gratis (le scuole, le aziende pubbliche e governative non possono usare Teams senza una licenza); nel dubbio selezioniamo sempre la voce Per amici e parenti, così da avere sempre accesso alla versione gratuita.
Dopo aver ottenuto l'accesso ci ritroveremo davanti alla home di Microsoft Teams, simile a quella visibile qui in basso.
I tasti fondamentali da imparare sono Trova e invita persone (per invitare nuove persone, alunni e colleghi), il tasto Riunione (per organizzare le video call) e il tasto Nuova chat (per avviare una semplice chat).Quando invitiamo nuovi amici o colleghi otterremo un link d'invito, da condividere in chat o via email: cliccando sul link gli altri utenti potranno accedere a Teams con i loro account Microsoft. L'amministratore (colui che ha creato il gruppo su Teams) può anche decidere i permessi di ogni utente, così da evitare che qualcuno possa invitare gente non desiderata o possa compiere azioni nocive per il gruppo (bannare qualcuno o avviare una video call non desiderata).
Se vogliamo connetterci anche da mobile basterà scaricare l'app gratuita Microsoft Teams, disponibile per Android e per iPhone/iPad.
Le app funzionano molto bene e permettono di accedere agli stessi servizi visti nella piattaforma web, con la possibilità di partecipare alle video call, pianificare una videoconferenza o rispondere ai messaggi in chat.Abbonamenti a Microsoft Teams
Se utilizziamo Microsoft Teams in ambito aziendale può essere molto utile valutare anche gli abbonamenti Teams, che permettono di accedere a tutte le funzioni di Microsoft 365 ed espandere le funzionalità legate all'amministrazione e agli strumenti Office.
I prezzi partono da 4,20€ al mese per singolo utente (versione Microsoft 365 Business Basic) fino a 10,50€ al mese per singolo utente (versione Microsoft 365 Business Standard). Dal sito ufficiale possiamo effettuare un confronto delle funzionalità, così da verificare se conviene acquistare un abbonamento o se rimanere con la versione gratuita.Conclusioni
Microsoft Teams può essere una validissima alternativa a ZOOM per le videoconferenze, visto che funziona bene, la qualità delle chiamate e delle videochiamate è molto elevata (stile Skype), aggiungere nuovi utenti è davvero molto semplice e la piattaforma funziona bene anche su smartphone e tablet. La versione gratuita ha dei limiti ben precisi, ma per combattere la pandemia COVID-19 i limiti per ora sono estesi, così da poter usare Teams come un servizio di video call totale.
Ovviamente per usare Teams dovremo dotare il PC fisso di un buon microfono e di una webcam HD, mentre sui portatili sono già inclusi nella dotazione di serie, specie sui notebook destinati all'uso lavorativo.