Utilizzando la suite Office per lavoro o per studio sarà capitato almeno una volta di imbatterci in documento pieno di pagine bianche o vuote, che occupano solo spazio e impediscono di continuare la lettura del documento in maniera fluida e scorrevole. Spesso capita a fine dei documenti, ma può capitare qualche pagina vuota anche dopo aver unito insieme più documenti in uno (troveremo le pagine bianche anche tra i fogli intermedi del documento).
Per risolvere velocemente il problema in questa guida vi mostreremo come cancellare le pagine vuote da Microsoft Word, Excel e PowerPoint, ossia i programmi più utilizzati della suite Office. Questi programmi utilizzano metodi simili per visualizzare le pagine vuote, ma per ogni tipo di file conviene utilizzare solo i metodi consigliati, così da velocizzare al massimo il processo.
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Microsoft Word
Per cancellare le pagine vuote in un documento Word (con estensione .doc o .docx) apriamo il documento all'interno del programma Office, premiamo in alto sul menu Visualizza, spuntiamo la voce Riquadro di spostamento e, nel tab laterale sinistro, apriamo la scheda Pagine.
Sempre nel tab avremo accesso a tutte le pagine del documento: basterà scorrere con la rotellina del mouse fino alla pagina vuota, premerci sopra con il tasto sinistro del mouse e premere infine sul tasto CANC presente sulla tastiera per cancellare definitivamente la pagina bianca.
Se non sappiamo con precisione quando inizia e quando finisce la pagina vuota possiamo anche utilizzare i demarcatori di paragrafi, così da mostrare subito le pagine effettivamente vuote o piene di spazi inutili. per questa procedura apriamo sempre il documento incriminato in Word, premiamo in alto sul menu Home, premiamo sul tasto Mostra tutto (a forma di P al contrario, scorciatoia da tastiera CTRL+() e scorriamo nel documento fino a trovare l'inizio reale della pagina completamente vuota.
Per cancellare con precisione solo i demarcatori di paragrafo della pagina vuota teniamo premuto il tasto MAIUSC sulla tastiera, premiamo sull'indicatore di paragrafo a inizio foglio e premiamo nuovamente sull'indicatore a fine foglio bianco, quindi premiamo il tasto CANC per cancellare tutti i demarcatori e di riflesso al pagina vuota.
Microsoft Excel
Su Excel può essere molto difficile trovare le pagine vuote, specie sui documenti molto estesi (con molte pagine presenti nella parte inferiore del foglio di calcolo). Per velocizzare il processo apriamo il file .xls o .xlsx su Excel, premiamo in basso sulle pagine che vogliamo eliminare, facciamo clic destro su di esse e premiamo sul tasto Elimina.
Se invece la pagina è una sola ma vengono stampate per errore anche aree del foglio che non dovrebbero essere presenti, possiamo selezionare l'area di stampa precisa premendo sulla prima cella da stampare, tenendo premuto il tasto del mouse e creando la zona di selezione (in cui sono presenti i dati o le tabelle da stampare); dopo la selezione premiamo in alto sul menu Layout di pagina, portiamoci nel percorso Area di stampa -> Imposta area di stampa e procediamo con la stampa vera e propria, premendo sulla scorciatoia CTRL+P (Stampa).
Se vogliamo qualcosa di più automatizzato dovremo installare sul nostro computer l'estensione per Excel Kutools, disponibile in prova gratuita per 30 giorni.
Con questa estensione comparirà un nuovo menu in alto su Excel e potremo cercare le colonne e le righe vuote sul foglio attivo o su tutti gli altri fogli. Dopo aver eliminato le righe e le colonne vuote, il foglio di lavoro verrà condensato e anche le pagine vuote verranno eliminate.
Microsoft PowerPoint
Su PowerPoint è davvero molto semplice cancellare le diapositive vuote, visto che esse spiccheranno vistosamente nella barra laterale sinistra (basterà quindi scorrere con la rotella del mouse). Dopo aver identificato la diapositiva vuota selezioniamola con il mouse e premiamo il tasto CANC sulla tastiera per rimuoverla.
Per velocizzare il processo possiamo anche cambiare sistema di visualizzazione delle diapositive, così da poterle visionare con maggiore comodità. Per procedere apriamo in alto il menu Visualizza e premiamo sulla voce Sequenza di diapositive, così da visualizzare tutte le diapositive nell'intera finestra del programma (basterà scorrere fino alla diapositiva vuota e cancellarla come visto in precedenza).
Conclusioni
I metodi che abbiamo raccolto in alto sono applicabili alle ultime versioni di Office e dovrebbero essere imparate a memoria: se utilizziamo spesso programmi Office dobbiamo essere in grado di cancellare subito le pagine vuote o le diapositive bianche, così da lasciare solo il materiale interessante e generare quindi file professionali e belli da vedere.
Sempre a tema di professionalità vi consigliamo di imparare anche a creare presentazioni d'alto livello, fogli di calcolo precisi e documenti da veri esperti, leggendo tutti i consigli visibili nelle guide linkate.